Vorteile und Nutzen des Postscannings

Digitaler Briefkasten

Dem papierlosen Büro einen Schritt näherkommen. - Sie haben die Wahl: physisch oder digital!

Vorteile

Digitale Dokumente sind jederzeit und überall verfügbar.
Informationen wieder aufzufinden, ist in der digitalen Welt ad hoc und jederzeit möglich. Hingegen ist die Verfügbarkeit von Informationen aus der physischen Ablage sehr begrenzt und das Suchen kann beträchtlichen Aufwand verursachen.

Digitale Dokumente können zur weiteren Bearbeitung direkt an systemgestützte Prozesse weitergeleitet werden.
Sie erhalten Ihre digitalisierte Eingangspost als durchsuchbare PDF/A-Dokumente in Farbe und mit 300 dpi Auflösung. So sind die Dokumente bequem nach einem Stichwort durchsuchbar oder Sie können die PDF/A-Dokumente einer Ihrer Unternehmensapplikationen übergeben bzw. sie auf einem Share-Drive ablegen bzw. die Daten mit einer spezifischen OCR/ICR-Lösung automatisiert extrahieren.

Der Digitale Briefkasten verändert bestehende Prozesse.
Die unter Umständen weiten Wege der internen Post sowie sich türmende Briefstapel auf Arbeitsplätzen gehören mit dem Digitalen Briefkasten rasch der Vergangenheit an. Die Digitalisierung des Posteingangs reduziert die Arbeit beim Postempfang und die betriebsinterne Logistik signifikant.

Ihr Nutzen

  • Mit unserer KMU Posteingangslösung sparen Sie die Kosten für den Platz, die Infrastruktur und die Personalressourcen für die physische Postverteilung.
  • Medienbrüche werden eliminiert und die eingegangenen Informationen lassen sich in nachfolgende systemgestützte Prozesse digital einspeisen.
  • Der Rückgriff auf die digitalen Informationen ist dank Volltext-durchsuchbarer PDF/A Dokumente ebenso einfach wie bequem.
  • Optional stellen wir Ihnen ein elektronisches Archiv für GeBüV-konforme und auch rechtssichere Archivierung der digitalen Dokumente zur Verfügung.

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